一定期間経過した文書を自動で削除したい

作成された複数の文書を自動で削除する場合、ジョブ定義を活用することで可能です。

ジョブ定義を利用した文書削除のイメージ

現在A社では、勤怠管理バインダにて社員の日々の勤怠情報を登録・管理しています。
文書量が多くなってきたので、登録から1年を過ぎた文書は削除する運用にしたいと考えています。
ジョブ定義を利用しない場合、手動で該当の文書を選択し、削除する必要があります。

※下の図の▶をクリックしてアニメーションでイメージを確認してください。

ジョブ定義を利用することで、設定したフィルタの条件に合致した文書を、まとめて削除することができるようになります。

※下の図の▶をクリックしてアニメーションでイメージを確認してください。

ジョブ定義で「登録から一年過ぎた文書を削除する」処理を設定していきます。

※設定後、ジョブ定義の画面から[実行]ボタンで指定した処理を実施します。

設定の手順

項目名	説明
タイプ	始めに設定します。更新／削除／物理削除／業務開始／外部連携（CSV入力）から選択。
ジョブ名	ジョブ定義の任意の名称を設定します。
ジョブキー	任意で設定します。定期処理を設定する際のジョブ定義検索項目として利用可能。
実施者	ジョブ定義が実施された際に実施履歴やログなどで実施者として記載するアカウントを指定します。
通知メール	ジョブ定義の処理が成功／失敗した際にメールを送信する場合、チェックを入れます。
宛先	通知メールでチェックを入れた際に、通知する宛先をセットします。
許容時間	任意で設定します。定期処理のスケジュールに対し、許容時間を超えるとジョブをスキップ・強制終了させることができます。
対象文書	ジョブを実施する文書の対象を、フィルタ定義から選択します。外部連携のジョブでは選択しません。

ジョブ定義は、定期処理定義を設定することで、設定したタイミングで自動実行することができます。定期処理定義を設定できるのはバインダ管理者のみで、バインダ一覧の画面から設定します。

詳細は下記をご参照ください。