公開済みの文書を改版する機能です。
下書きができた文書を社内でレビューをまわし、各人の承認をすべて得ると公開されます。また、すでに公開中の文書のバックエンドで文書を修正して、その修正内容のレビューをまわせます。
すべての承認が完了した時点で、公開されている文書と差し替わります。
このように、新規文書の公開時、公開中文書の修正時に活躍できる機能です。
目次
概要・主な機能
概要
公開済みの文書を改版する機能です。
従来の文書管理と異なる点として、以下のような特徴があります。
- 文書の新規登録時にも承認ステップを経る
- 公開済みの文書を公開したまま、内容を変更
- 内容変更時に承認ステップを経る
主な機能
- 公開レビュー
文書を新規登録する際、承認ステップを踏んで公開できる。
下書き→承認（最大5ステップ）→公開
- 改訂レビュー
文書を編集（改訂）する際、承認ステップを踏んで公開する。
改訂→承認（最大5ステップ）→公開（改訂完了）
改訂の承認ステップ回付中も前の版の公開済み文書は公開のまま
- 改訂中文書は専用の改訂ビュー、承認担当者はワークリストから参照する。
＜改訂ビュー＞
設定画面
- バインダ属性から文書改訂機能にチェック
- 文書の新規登録時にも承認を必要とする場合は、「新規登録」の項目にチェックを入れます。
※文書の下書き機能を有効にする必要があります。
⇒文書登録の途中で保存したい - 文書改訂の承認ステップを開始する際のボタン名称を設定します。
- 承認ステップでの「見出し」と「承認担当者（承認１～５まで指定可能）」を指定します。
それぞれに指定可能な部品は下表となります。
| 項目 | 指定可能な部品 |
|---|---|
| 見出し | 文字列入力ボックス |
| 担当者設定 | バインダ管理者、文書管理者、改訂者の上長、アカウント選択部品、改訂者の組織ロール |
利用シーン
社内規定、作業手順書、内部監査チェックシート、就業規則、製品資料（マニュアル、設計書）など、厳正な管理のもと公開・改訂時にレビューが必要な文書の管理にご活用いただけます。
また、ISO※に必要な仕組み作りを本機能の活用でより簡単に実現できます。
※ISO（International Organization for Standardization：国際標準化機構）
ISO9001（品質マネジメント）、ISO14001（環境マネジメント）など、多岐にわたる企業活動について定められた国際ルール。「第三者による 審査」が必要なため、認証の取得は国際優良企業として社内外からの「信頼」獲得につながります。
制限事項
- 業務プロセスとの併用はできません
- 改訂文書は削除すると物理削除となり戻すことはできません
- 改訂中の文書に関しては、CSV更新や一括更新、一括承認に対応していません
- 改訂機能がオンでもCSVの一括文書登録できます
- 改訂元文書を削除する場合は改訂履歴文書も一緒に削除されます
- 承認フローが回っている途中で改訂文書の編集はできません