申請前や申請中（ワークフロー回付中）に任意の承認者を追加設定することがあります。その場合、あらかじめ承認者を追加設定する項目を配置する必要があります。 本記事では、「承認者を追加する方法」と、「コメントフローメンバー外にコメントを求める方法」を紹介します。
- 承認者を追加する方法
- コメントフローメンバー外にコメントを求める方法
※ワークフローの設計や運用によって方法がいくつかありますので、詳細は弊社担当者へご相談ください。
承認者を追加する方法
プロセス本体に予め設定していた承認者以外の方を、承認途中でも「承認者」として追加できます。
下図のように任意の承認者を2次承認後に追加する場合の流れを説明します。
今回は2次承認後に追加していますが、1次承認後など追加したい場所が変わっても設定の流れは同じです。
設定
- 追加承認者を入力するアカウント選択部品をフォームに用意します。
2次承認者が承認するタイミングで追加承認者の欄を表示、設定できるようにするには、レイアウトブロックを分けておきます。
- レイアウトブロックの表示制御を設定します。まずはバインダ側の設定をします。
①追加承認者が設定された場合のみ項目を表示します。
フィルタ定義で、対象項目「追加承認者」に「値がある」条件でフィルタを作成します。
レイアウトブロックの表示・権限設定から権限設定画面を開きます。
閲覧の条件で先ほど作成したフィルタ定義を設定します。
②新規文書作成時は追加承認者の項目を非表示にします。
①同様、レイアウトブロックの表示・権限設定から権限設定画面を開きます。
新規登録の「権限を付与するユーザーを制限する」をONにします。
- 追加承認者のアクティビティを設定します。
追加承認者を加えたい場所へ「追加承認者」のアクティビティを追加します。
※汎用アクティビティ・承認アクティビティのみ対応となります。
追加承認者の設定がない場合、スキップでワークフローを自動で進めます。
※スキップの方法について ▶ワークフローで担当者が空白の場合に承認をスキップしたい - プロセス定義で追加承認者を2次承認者が設定できるようにレイアウトブロックの表示設定をします。
追加承認者を設定する2次承認のアクティビティのレイアウトブロック権限で追加承認者のレイアウトブロックを編集可能にします。
※他レイアウトブロックの閲覧・編集権限については、業務内容に応じて設定をお願いします。
コメントフローメンバー外にコメントを求める方法
コミュニケーション機能の「プロセス定義コメントを求める機能」を使い、ワークフロー回付中に、承認フローには入っていない方へコメントを求めることができます。
この方法はプロセス本体に予め設定していた承認者以外の方を「承認者」としては追加できませんが、承認途中で求めたコメントは承認履歴にも情報が残るため「きっちりと承認フローが固まっていない場合」や「そういえばあの人の意見ももらっておきたい場合」などにご利用いただけます。
※プロセス定義コメントを求める機能について ▶コミュニケーション機能の使い分け～プロセス編～