現在、A社営業部では出張の際に以下２つの業務を実施しています。
■出張の承認「出張申請」
■出張中の交通・宿泊の手配を依頼する「仮払・予約手配依頼」
１つの出張に２つの業務プロセスをそれぞれ実施してる中で、申請者の手間もかかってしまい、また、どちらかが漏れたりすることが多発しています。
SmartDBの「サブプロセス機能」を利用することで、１つのプロセス実施で、別のプロセスを自動で起動し実施させることが可能になります。
文書作成ロボット
本記事では、STEP２で「プロセスの回付文書を自動で別バインダへコピーする」ために文書作成ロボットの機能も利用しています。
文書作成ロボットの概要、設定方法については、以下のオンライントレーニングでご紹介しております。
目次
使用するサンプル定義
今回の動画で使用しているバインダ・プロセスのサブプロセス設定前の定義です。
２つをダウンロードして、実際に設定してみましょう。
【メインプロセス】出張申請セット（sdbファイル）：【メイン：STEP３】出張申請セット.sdp
【サブプロセス】仮払い・予約手配依頼セット（sdbファイル）：【サブ】仮払い・予約手配依頼セット.sdp
サブプロセス機能でできること
現在、A社営業部では出張する際に申請者はまず「出張申請」の申請書を作成し、上長あてに業務開始をします。 そして、出張の手配のため別途「仮払・予約手配依頼」を作成し、総務（経理）部あてに業務開始をしています。
【STEP１】出張申請と仮払い・予約手配依頼を別々で申請書作成・プロセス実施
※下の図の▶をクリックしてアニメーションでイメージを確認してください。
【STEP２】文書作成ロボットを利用し、上長が承認すると「自動で仮払い・予約手配依頼申請書作成」をする設定を追加
申請者が１つの出張のために類似の内容の申請書を２度作成し、２度申請を実施する手間を削減しようと文書作成ロボットを活用。
申請書は出張申請書の作成のみで、手配依頼が自動で作成されるようになりました。しかし、仮払い・予約手配依頼プロセスの業務開始は別途実施する必要があり、「手配依頼書はあるが業務開始が漏れて回付がされていない」というケースが続出しました。
※下の図の▶をクリックしてアニメーションでイメージを確認してください。
【STEP３】サブプロセス機能を利用し、自動作成された申請書をもとに「仮払い・予約手配依頼の開始も自動化」
サブプロセス機能と文書作成ロボットを使うことで、１度の文書作成・業務開始で「出張申請」「仮払い・予約手配依頼」の２つの業務を実施することができるようになりました！
※下の図の▶をクリックしてアニメーションでイメージを確認してください。
サブプロセス機能を使ったプロセスの動きを見てみよう
では実際に動画で、２つのプロセスが自動で連携し実施される動きを確認しましょう。
メインプロセス「出張申請」で上長が承認すると、「仮払い・予約手配依頼」の申請書が作成された後、プロセスも自動で開始されます。
実際の設定方法
メインプロセス「出張申請」にて、上長承認が完了したら、文書作成ロボットで作成された「仮払い・予約手配依頼」の文書を回付文書とし、サブプロセスがスタートするようにアクティビティを設定していきます。
設定の手順
- サブプロセスを設定したい箇所で[＋]をクリック
- アクティビティ名を入力し、種別で「サブプロセス起動ロボット」を選択
- [適用]をクリック
- サブプロセスの終了条件を選択し、[サブプロセス追加]をクリック
- 「業務名」の検索窓にサブプロセスとして設定したいプロセス名を入力し、[検索]をクリック
- 表示されるプロセスが正しければチェックボックスにチェックを入れ、[追加]をクリック
- サブプロセス開始時に、メインプロセスからサブプロセスへ引き継ぎたい値を変数マッピングにて設定
- [適用]をクリック
- 遷移先矢印の名前とキーを入力し[適用」をクリック （※前のアクティビティから遷移先を結合する）
- 遷移先矢印の名前とキーを入力し[適用」をクリック （※後のアクティビティへ遷移先を結合する）
- [正式版として公開]をクリック （※設定を公開する）
サブプロセス設定のポイント
サブプロセスの定義設定で、「サブプロセス起動ロボットの終了条件」を選択することができます。
終了条件とは、サブプロセスのアクティビティを次へ進めるタイミングです。終了しない限り、サブプロセス起動ロボットのアクティビティで待機します。
- すべてのサブプロセスが完了待ち：メインプロセスに設定されているすべてのサブプロセスが完了したときに、サブプロセス起動ロボットが終了します。
- ひとつでも完了：メインプロセスに設定されているサブプロセスがひとつでも完了すると終了します。また、その際進行中の他のサブプロセスは強制終了されます。
- 完了を待たない：サブプロセスの起動後、すぐに終了します。
まとめ
- 既にある複数のプロセスを連携させることができる。
- メインプロセスのアクティビティ実行をトリガーにサブプロセスを作動させることができる。
- メインプロセスとサブプロセスの間で値（プロセス変数）を受け渡すことができる。
関連情報
-
プロセス作成ガイド
└サブプロセスの概要