コラボレーター　ユーザーズガイド

このページでは、コラボレーターオプション の基本から、SmartDB での具体的な活用方法までをまとめて紹介しています。「気になっているけれど、何から始めればいいの？」という方でも、上から順に読み進めるだけで全体像をつかめる構成になっています。
コラボレーター機能を利用するには、オプション契約（有料）が必要です。お申し込みにつきましては、弊社担当営業までお問い合わせください。
※本ページに掲載の画面イメージは変更される場合があります。

社外との協働を、もっと安全・スムーズに実現する

企業が競争力を高めるためには、外部パートナーやサプライヤーとの連携が不可欠です。
一方で、社外ユーザーと安全に業務を共有する仕組みを構築・運用するには、多くの時間やコストがかかるのが実情です。

外部パートナーやサプライヤーとのやり取りに、次のような課題はありませんか？

• メールや添付ファイルでのやり取りで、情報漏洩が不安
• ファイルが散らばり、過去のデータを活かせない
• 担当者ごとに進め方が違い、業務が属人化している
• 取引先ごとにフォーマットが異なり、ミスが発生しやすい
• 紙・Excel中心で業務が非効率
• 進捗確認や証跡探しにムダな時間がかかる

SmartDBのコラボレーター機能では、これらの課題を解決できます。

社外ユーザー（コラボレーター）が許可された業務アプリケーションを利用することで、これまで分散していた社外とのやり取りを一元化し、安全かつ効率的な業務運用を実現します。

コラボレーター機能の特徴

• 業務プロセスを一元管理
  見積もり依頼や発注、委託業務など、社内外のやり取りを1つのバインダで完結できます。
• 社外とのやり取りをセキュアに実現
  コラボレーター同士はお互いの情報が見えないため、複数の取引先とのやり取りも安全に行えます。
• 大規模な取引先管理に対応
  所属会社ごとにグルーピングができるため、多数のコラボレーターも効率的に管理できます。

コラボレーターアカウント

活用ステップイメージ

活用ステップの読み方

• バインダの設定を行う方はステップ①～⑤をご確認ください
• コラボレーターとして利用する方はステップ③をご確認ください

登場人物と役割

• バインダ管理者
  コラボレーターが利用する業務アプリの準備や設定、招待、バインダ単位の管理を行います。
  社外ユーザーと安全に連携できる環境を整える役割です。
• コラボレーター
  招待された業務アプリにログインし、許可された範囲で文書の閲覧・登録・編集を行います。
  社外から業務に参加し、情報のやり取りを行います。
• システム管理者
  コラボレーターアカウント全体の管理を行い、不要になったアカウントのログイン停止や削除を行います。
  システム全体のセキュリティを担保する役割です。

ステップ①：業務アプリを準備し、権限を設定する

コラボレーターとやりとりを行うバインダを作成する際に、コラボレーターの閲覧・編集できる箇所を細かく制御することができます。

対象者 バインダ管理者
ゴール 社外ユーザーと安全に連携できる状態を構築する

1. SmartDBのバインダで文書アクセス権限の制御設定をする

   所属会社の異なる取引先のコラボレーター同士で、お互いの情報を見せたくない場合、文書アクセス制限において「同所属の文書のみ」を選択します。
   
   バインダの文書アクセス権限の設定

   バインダのバインダ概要>文書アクセス権限で、コラボレーターの文書の各権限の設定ができます。

   • 各権限の項目にチェック「✓」を入れると、権限が付与されます。
   • 「✓」の入った閲覧/編集において、「すべての文書」「同所属の文書のみ」の制御が選択できます。
     すべての文書：登録されたすべての文書を操作可能
     同所属の文書のみ：同じ所属会社の文書のみ操作可能
     他の所属会社のコラボレーターだけでなく、一般ユーザーが登録した文書も操作が制限されます。 

   所属会社「A」のコラボレーターから見た文書アクセス権は次の通りです。
   
    

2. 文書内の特定ブロックのアクセス権限の制御をする
   文書のアクセス権限の設定だけでなく、文書内に設置しているレイアウトブロックの権限設定でアクセス権限の制御が可能です。
   • コラボレーターに編集はさせたい/それ以外のユーザーには編集させたくない場合
     
   • コラボレーターには閲覧も編集もさせたくない場合
     

ステップ②：コラボレーターを招待する

対象者 バインダ管理者
ゴール コラボレーターが業務アプリに参加できる状態になる

1. コラボレーター管理画面で「＋コラボレーターを招待」をクリック

2. 招待するコラボレーターの「メールアドレス」「所属会社」をカンマ（,）区切りで入力し「入力内容を確認する」をクリック 

   

   ノウハウ

   招待したい人のリストをExcelなど管理していると、コピペで簡単に貼り付けが可能です。

3. 確認画面でエラーや、ワーニングがある場合は内容を確認

   
   ワーニングの詳細はドキュメントを確認してください。

   

   ノウハウ

   すでに招待済み、追加済みの場合はワーニングとなり、招待がスキップされるため、行全体がグレーになります。

4. エラーとなっている箇所の問題を解消し、「招待を送信する」をクリック 

   

   注意

   コラボレーター招待時の注意点

   招待時に所属会社名を間違えると、別会社ができてしまいます。その際の変更については、「コラボレーターの所属会社を変更する：招待時に所属会社を間違えた場合」を確認してください。

ステップ③：招待された業務アプリにログインする

対象者 コラボレーター
ゴール コラボレーターが業務アプリを利用開始できる状態になる

1. 招待を受けたコラボレーターは招待メールを確認し、メール内にあるURLへアクセス
   すでにアカウントが存在するコラボレーターに関しては、招待メールが届きません。
2. 所属会社を確認し、氏名とパスワードを設定後、「設定完了」をクリック

3. 業務アプリへログイン
   アカウントの作成が完了すると、コラボレーターは業務アプリへログインできます。
   ログイン後、ダッシュボードの「私のお気に入り」に、招待されたバインダのアイコンが表示されます。 

   

   ノウハウ

   一般ユーザーとコラボレーターでログイン後に利用できる機能が異なります。
   コラボレーターの制限事項はドキュメントをご確認ください。

ステップ④：コラボレーターの管理

対象者 バインダ管理者
ゴール コラボレーターを所属会社単位で適切に管理できる状態になる

1. コラボレーターの状況把握 

   バインダに招待したコラボレーターを一覧で確認できます。
   
   この画面では、次の内容を確認できます。

   • コラボレーターの基本情報（名前・メールアドレス）
   • 追加状況のステータス（追加済み、招待中）
   • 追加済みのコラボレーターの総数
   • 所属会社での絞り込み、および会社単位での一覧表示
2. 所属会社の変更
   コラボレーターの情報を確認して、所属会社名の表記ゆれがある場合などに、所属会社を変更します。
   
   所属会社名を変更する主なケースは以下の通りです。
   • 所属会社名の表記ゆれを修正する場合
     正しい所属会社を設定しておくことで、所属会社ごとの担当ユーザーが変わっても所属会社に紐づく過去の情報を閲覧できます。
   • 会社名変更、統合、分社などに対応する場合
     所属会社を変更すると、変更前に登録された文書も新しい所属会社の文書として扱われるので注意が必要です。
3. コラボレーターをバインダから削除
   バインダに追加済みのコラボレーターを選択して、バインダから削除（除名）することができます。
   削除後は、該当バインダへのアクセスのみができなくなります。
   バインダから削除した場合でも、コラボレーターアカウント自体は削除されません。
   

ステップ⑤：コラボレーター利用停止

対象者  システム管理者
ゴール  不要なコラボレーターの利用を安全に停止できる状態になる

契約終了や担当者変更などにより、利用を継続しないコラボレーターは、バインダ管理者がバインダから削除します。

バインダから削除した場合でも、コラボレーターアカウント自体は削除されません。
削除後は、該当バインダへのアクセスのみができなくなります。

アカウント自体を利用停止したい場合は、システム管理者が対応します。
システム管理画面にて、コラボレーターアカウントのログイン不能設定や、環境からのアカウント削除を行うことができます。

注意

アカウント停止時の注意

コラボレーターアカウントを削除した場合、そのアカウントが登録した文書から登録者の情報が消えてしまうため、同じ所属会社にいる他のコラボレーターから文書の閲覧ができなくなります。（コラボレーターアカウントの利用を停止する場合は、ログイン不能コラボレーターとすることを推奨します。）

ユースケース

施設メンテナンス業務を例により詳しい活用方法を用意しています。活用ステップイメージと併せてご確認ください。
利用シーンに合わせたバインダの設定を紹介します。

保有施設メンテナンス業務

よくあるご質問

コラボレーターオプションの契約形態や制限事項を教えてください。

コラボレーターオプションは、1セット200コラボレーター単位で契約が可能です。
コラボレーターの契約や制限事項の詳細はコラボレーターオプションについてのページをご確認ください。

コラボレーターにモバイル利用を許可した場合、権限制御に問題はありますか？

システム管理画面の モバイルアプリ管理 利用ユーザー の設定から、コラボレーターを設定した場合でも、通常のユーザーと同様に、バインダや文書へのアクセス可否や権限制御は実施されます。

コラボレーターとユーザーの画面の見え方の違いや、コラボレーター独自の制限はありますか？

コラボレーターはユーザーと画面の見え方や、招待可能なバインダ数の上限など制限があります。
詳細はドキュメントをご確認ください。

長期間利用していないコラボレーターの利用を停止することはできますか？

コラボレーターの自動無効化設定を利用することで、3ヶ月間ログインがないコラボレーターを自動的にログイン不能コラボレーターへ変更することができます。

その他のご質問はこちらをご覧ください。