■バインダ編
▶バインダ作成
手順)ドキュメント:バインダの作成・編集・削除 - SmartDB_バインダ作成ガイド
⇒バインダの作成方法について記載があります。
バインダを作成できる権限は、キャビネット管理者またはバインダ全体管理者です。
▶バインダ作成>フォーム設定
説明)ドキュメント:新フォーム定義 - SmartDB_バインダ作成ガイド
⇒新フォーム定義の画面構成を確認することができます。
★参考★
サポートサイト:「レイアウトブロックを追加」と「リスト型部品を追加」の違いは何ですか
⇒レイアウトブロックを追加する際に出てくる、リスト型部品についても解説しています。
★参考★
サポートサイト:業務アプリデザインパターン
⇒見やすいバインダのデザイン方法を記載しています。
ご自身で作成する際は参考にしてみてください。
▶バインダ作成>部品設定
説明)🤖SmartDB部品イメージを知ろう!🔎
⇒全ての部品が設定してあるバインダです。
※ドリーム・アーツが提供するハンズオン環境でのみ閲覧することができます。
説明)部品一覧 - SmartDB_バインダ作成ガイド
⇒各部品の解説一覧です。
手順)サポートサイト:申請業務でよく使われる「ステータス」設定の流れ
⇒サイト内の画像は旧フォーム定義になっていますが、設定方法は記載しています。
WFの部分にもかかわってくるので、余裕がある方はぜひ読んで予習しておくと、あとが楽です。
手順)サポートサイト:評価式の使い方
⇒評価式の設定方法について記載があります。
評価式は部品(一部)/ 文書タイトル/ イベントハンドラ(文字列評価式)で使用できる関数です。
説明)ドキュメント:グループの作成/編集/削除方法
⇒グループには、組織/プロジェクトがあります。 それぞれの作成・編集・削除方法を記載します。
説明)ドキュメント:グループのタイプについて
⇒グループには「組織」「プロジェクト」という2つのタイプが存在し、すべてのユーザは必ずひとつ以上のグループに所属しています。
★参考★
ドキュメント:上長判定の設定
⇒SmartDBに登録されている組織に上長および上長代行を設定する方法について記載しています。
システム管理画面の設定は講座では行わないため、参考にしています。
▶バインダ作成>ビュー設定
手順)ドキュメント:フィルタ定義について
⇒フィルタ定義の設定方法について記載しています。
ひとつのバインダに対し複数の「フィルタ定義」を定義でき、ひとつの「フィルタ定義」に対して複数のフィルタ条件を設定できます。
手順)サポートサイト:文書を特定の条件で絞って文書一覧に表示したい
⇒ビュー定義でフィルタ(条件)を設定する方法を記載しています。
ビュー定義を再利用(または1から作成)後に行う手順です。
★参考★
サポートサイト:ビュー定義を使って「SmartDB」の活用幅を広げよう
⇒動画と資料で、ビュー定義の概要や設定方法について記載しています。
■ワークフロー編
▶業務プロセス作成>業務プロセス定義設定
手順)CSガイド:業務プロセスを定義する
⇒業務プロセスの作成方法について記載しています。
途中にあるドラフト版と正式版の話もブロンズ試験に出題されます。
手順)ドキュメント:開始バインダ
⇒プロセスにバインダを紐づける方法を記載しています。
開始バインダは、バインダを指定してバインダに文書を登録した後に業務プロセスを開始することができる定義です。
手順)ドキュメント:アクティビティ
⇒アクティビティの追加、設定方法について記載しています。
アクティビティは、業務プロセス中に行う作業または処理を定義したものです。
手順)ドキュメント:遷移矢印
⇒遷移矢印の設定方法について記載しています。
遷移矢印は業務プロセスにおけるアクティビティ間の遷移を設定する機能です。
【再掲】手順)サポートサイト:申請業務でよく使われる「ステータス」設定の流れ
⇒サイト内の画像は旧フォーム定義になっていますが、設定方法は記載しています。
プロセスの部分からご参照ください。
説明)サポートサイト:プロセス担当者は、部品、ロール、アカウント、どれを設定すればいいですか
⇒プロセスの「担当者」を設定する際のおすすめ設定方法です。
★参考★
サポートサイト:承認者設定パターン
⇒プロセス定義における承認者設定の方法について紹介します。
SmartDBのプロセス定義では、承認する担当者を部品・ロール・組織ロール・アカウントから設定することができますが、メンテナンス観点から『部品』で設定する方法をおすすめしています。
★参考★
サポートサイト:担当者・代行者の設定方法比較表
⇒「担当者変更」は引継ぎや担当者設定のミスの際の付け替えなど、主担当で責任を負うユーザを変更したい場合に使います。「代行者設定・変更」は一時的な権限移譲を行いたい場合に使われるものと想定しています。
▶業務要件>承認ルートのスキップ
①バインダの設定
手順)ドキュメント:部品制御
⇒フィルタを作成後の手順が「レイアウトブロック表示制御」の部分に記載されています。
レイアウトブロック表示制御は、文書の新規登録・編集画面において、部品の値の変更によりレイアウトブロックの表示・非表示を動的に切り替える、動的な表示機能です。
②プロセスの設定
手順)サポートサイト:ワークフローで担当者が空白の場合に承認をスキップしたい
⇒該当のアクティビティで「担当者・代行者共に空白の場合」にチェックを入れることでスキップさせることができます。
■権限編
▶権限設定>レイアウトブロック表示
説明)サポートサイト:レイアウトブロック権限一覧
⇒こちらも基本となるレイアウトブロック権限が記載されています。お時間あるときにご覧ください。
手順)サポートサイト:ワークフロー回付中の文書の編集権限をステータスに応じて制限する
⇒申請が開始されたら、編集できないようにするための方法を記載しています。
バインダとプロセスどちらでも設定できますが、今回は「フォーム定義」の「レイアウトブロック属性の編集」で設定してください。
▶権限設定>文書アクセス権
説明)ドキュメント:文書アクセス権限
⇒文書アクセス権限で設定可能な権限の説明が記載してあります。
★参考★
サポートサイト:文書アクセス権限の変更ができるユーザーに文書を削除させない方法はありますか
⇒文書アクセス権限の変更ができるユーザーに、登録された文書の削除をさせない方法はありません。
文書アクセス権限はバインダ管理者のみ変更が可能となります。
▶権限全体について
説明)サポートサイト:SmartDB権限設定編
⇒SmartDBの権限設定では、3種類のアカウント(アカウント・組織・プロジェクト)を利用して権限を設定します。組織に権限を付与した場合には、下位組織にも引き継がれます。
説明)CSガイド:権限の概要
⇒権限の種類や、データ単位で権限設定を実施した場合のサンプルが記載されています。
説明)サポートサイト:業務プロセス定義の権限で何ができるのか知りたい
⇒業務プロセス定義の新規作成や、業務プロセス定義個別の操作に対して権限が設定されています。
どの機能で何ができるのかが記載されています。
★参考★
CSガイド:レイアウトブロックで表示制御・権限制御の設定をしてみよう
⇒レイアウトブロックは「表示制御」と「権限制御」で制御が可能です。
・表示制御は、画面で該当のレイアウトブロックを表示するか設定
・権限制御は、「新規登録時」「閲覧時」「編集時」などの操作ごとの設定
※表示制御は、表示の有無。権限制御は情報にアクセスさせないようにする設定
表示はOKでも、権限制御がされていると該当のレイアウトブロックは操作ができなくなります。
条件に応じて表示を変更したい場合には、部品制御のレイアウトブロック表示制御を活用します。
説明)ドキュメント:文書詳細・編集・登録画面
⇒文書の各画面に関する性能への影響を記載しています。フォーム定義時はこれらの点を考慮して設計してください。
説明)ドキュメント:文書一覧
⇒文書一覧に関する性能への影響を記載しています。ビュー定義時はこれらの点を考慮して設計してください。
■関連情報(自習時間中に読んでね)
説明)CSガイド:キャビネットとバインダの関係性について
⇒SmartDBの基本となる3つのアイテム、①文書②バインダ③キャビネットの説明を記載しています。
説明)ドキュメント:ドラフト版と正式版
⇒ドラフト版と正式版についてはブロンズ試験に出題されます。バインダとプロセス、どちらにもドラフト版と正式版があるので、違いをご認識ください。
説明)ドキュメント:部品書式
⇒指定したフィルタ条件に合致した場合に、部品に任意の書式(色)を設定することができます。
書式は、文書一覧画面、文書詳細画面で反映されます。 部品書式は、いくつでも登録でき、バインダ単位で反映されます。
説明)サポートサイト:バインダ参照ボタンについて
⇒バインダ参照ボタンを設定することで、顧客マスタから選択した必要な情報を自動転記し、該当の顧客マスタのリンクを紐づけられます。
バインダ参照は、バインダ参照部品と、テキスト1行部品で設定が可能です。
1つのバインダ参照ボタンで、一つのバインダを参照することができます。
説明)ドキュメント:通知定義
⇒「通知定義」では、バインダでのメール通知機能、Teams通知機能、およびSlack通知機能の設定を行います。 通知定義にフィルタを組み込むことで、条件に応じた通知を飛ばすことも可能です。
また、条件に合致した文書を1通にまとめて通知するサマリ通知機能があります。
宛先には、フォーム内にあるアカウント選択部品を指定することができます。
説明)ドキュメント:文書のごみ箱機能
⇒削除した文書を確認したり、削除した文書を削除前の状態に戻したりすることが出来る機能です。
誤って消してしまうと困る文書が存在するバインダに設定することで、大切な文書を失ってしまうリスクを下げることが出来ます。 バインダ単位で「ゴミ箱機能」を有効にすることで、使用することが出来ます。
★参考★
サポートサイト:コミュニケーション機能の使い分け
⇒SmartDBでは、複数のコミュニケーション機能があり、利用シーンに応じてご活用いただけます。
本記事では、それらの機能について場面別での使い分けをご紹介します。
★参考★
サポートサイト:期限の数日前に担当者へメール通知したい
⇒フィルタ定義と通知定義を設定することで、指定された日に担当者へ通知することができます。
★参考★
サポートサイト:プロセスの担当者や代行者を変更したい
⇒担当者変更を行いたいタイミングによって、現場側で対応できる場合と管理者で対応する場合があります。ワークフローを進めたい場合、進行管理権をもつユーザーに実施履歴から担当者を変更してもらいます。
★参考★
サポートサイト:評価式で複数のアカウント部品を1つにまとめたい
⇒複数のアカウント選択部品に指定されているアカウントを、1つのアカウント選択部品にまとめるには、集約用のアカウント選択部品を1つ用意し、「+」か「concatenate 関数」の評価式を設定することで実現できます。
★参考★
サポートサイト:文書タイトルの設定
⇒文書のタイトルはフォーム定義上部に表示されている「文書タイトル定義」の鉛筆マークをクリックすることで変更できます。
★参考★
ドキュメント:(モバイル)文書の登録・閲覧・更新
⇒モバイルビューを設定したバインダでは、モバイル版の文書一覧から、モバイル向けの画面で、文書の登録・閲覧・更新が行えます。 なお、モバイルビューを設定していないバインダでも、iPhone/Android から文書閲覧画面にアクセスすると、自動的にモバイル向け画面へと切り替わります。
★参考★
サポートサイト:閲覧権限の解釈について
サポートサイト:閲覧可能条件を設定しているのに一覧画面で表示できたり全文検索で結果表示される
⇒閲覧の制御を行いたい場合に、権限と条件で挙動が異なるので注意が必要です。
権限のみで設定した場合、文書詳細画面・一覧ビュー画面・検索においても設定された制御が有効になります。
条件のみで設定した場合、文書詳細画面においては制御が有効になりますが、一覧ビューでは表示項目に設定されていれば該当箇所は表示され、閲覧できる状態になります。また、検索項目とした場合は検索対象となり、検索ヒットもします。下記のスライドもご参照ください。